Waar organiseren we ons volgend bedrijfsevenement in België ? Om dit te bepalen dient men rekening te houden met een aantal parameters. We zullen U verder helpen met een aantal tips teneinde Uw keuze te vergemakkelijken.
Voor de organisatie van een bedrijfsevenement , seminarie , teambuilding , gaat men meestal niet over één nacht ijs . De juiste plek vinden is meestal een hele zoektocht , en zeker en vast al de sleutel tot een geslaagd event.
Waar gaat men dus rekening mee houden om de ideale plek te vinden ?
Deze 7 tips kunnen U op weg helpen.
1. Het doel van de activiteit bepalen
Om tot een succesvol bedrijfsevenement te komen moet men eerst zijn objectieven bepalen. Waarom organiseren we , wat willen we bereiken , voor wie ?
Deze doelstellingen kunnen variëren :
- Het groepsgevoel bevorderen
- Iets of iemand in de kijker brengen
- Communicatie rond de waarden van het bedrijf
- Product voorstelling
- enz....
Uw doelen liggen vast , tijd om dan te bepallen welk type activiteit U wenst op te zetten. Dat kan gaan van een werkvergadering ,studiedag , een receptie, een produktlancering.... Allemaal activiteiten welke een verschillende aanpak vergen.
2. De omgeving en het théma bepalen
Tweede vraag die U zich moet stellen : in welk type omgeving willen we onze activiteit organiseren , wat is het théma of de uitstraling die we zoeken.
Er zijn immers seminarie zalen in vele vormen en even verschillende omgevingen !
Afzondering
Bent U op zoek naar rust , stilte ver van de dagelijkse drukte , wel kies dan voor een groen landelijk kader. Een mooi park met eeuwenoude bomen en groene omgeving met een waterpartij.
Uitdaging
U zoekt het iets uitdagender kies dan een atipische omgeving : een kasteel ,een yourt of tipie tent om Uw deelnmers te verbluffen.
Modern seminarie
Voor een modern of puur zakelijk seminarie kiest U voor een hotel of permanent seminariecenter.
3. Bepaal het aantal deelnemers
Hoeveel mensen wil ik bereiken ? Zoekt U een knusse zaal voor 10 personen of een ruime zaal voor 200 personen ?
Eens de aantallen bepaald , moet U kijken wat Uw doelpubliek is : medewerkers, zakenpartners, klanten. Vraag is ook wat deze genodigden verwachten na Uw uitnodiging.
Hou er rekening mee dat Uw evenement moet opgezet worden om hen te plezieren en een goed gevoel te bezorgen.
Kies dus voor een locatie die hen nog lang op het netvlies zal gebrand blijven.
4. Nadenken over de technische behoeften
Bij het bepalen van een locatie dient U ook na te denken over de technische aspekten van Uw activiteit. Hebben we zalen nodig met projectiescherm , beamer ,Led schermen , geluidsinstallatie . Misschien zoekt U geclimatiseerde zalen of eerder zalen met veel lichtinval.
5. Bepaal Uw budget
Vijfde tip en niet de minste : bepaal Uw budget. Als U een offert vraagt staar U niet blind op de basis prijs maar hou rekening met wat er bovenop komt zoals bvb :
- Catering -traiteur
- Technisch materiaal
- Animaties
- Goodies
- Etc.
6. En het transport ?
Bij het bepalen van de locatie dient U ook rekening te houden met de bereikbaarheid. Ligt de locatie centraal of afgelegen , is er openbaar vervoer nabij , parkeergelegenheid ?
Kies dus steeds een locatie die centraal gelegen is , gemakkelijk bereikbaar vanaf een grote verkeersader of met het openbaar vervoer. Is er voldoende (gratis) parkeergelegenheid ?
7. Ga ter plaatse kijken
Tot slot, ga even ter plaatse kijken. Internet kan veel , maar kan ook de realiteit verbloemen. Dus ga zelf ter plaatse en kijk U de ogen uit en vraag de informatie die U zoekt aan de verantwoordelijken ter plaatse .
Voldoet de plaats aan mijn eisen of verwachtingen . Voldoen de zalen aan de behoefte, is er lichtinval, rust ....
Zelfs een kort bezoek kan duidelijkheid brengen en een antwoord op Uw vragen en is al een grote stap naar de organisatie van een perfect event.
Uw besluit staat vast, U wenst een bedrijfsevenement te organiseren in België ?
Wel, waarom niet in een prachtig kasteel gelegen in een prachtige omgeving , aan de poorten van Waals Brabant , halfweg tussen Brussel en Namen ?
Het Château Bayard zal U met open armen ontvangen in zijn groene , landelijke en rustige omgeving.
Aarzel niet om ons te contacteren