Où organiser votre prochain séminaire d’entreprise en Belgique ? Pour trouver le lieu idéal, différents paramètres sont à prendre en compte. Besoin d’idées pour bien choisir le lieu de votre prochain séminaire d’entreprise ? Nous avons 7 conseils à vous partager.
Organiser un séminaire d’entreprise, une journée d’incentive pour motiver ses équipes ou un team-building ne se fait pas à la va-vite. Le choix du lieu de séminaire constitue un ingrédient clé dans la réussite de votre événement.
Alors, quels critères pour trouver le lieu de séminaire idéal ? Comment choisir l’endroit parfait ? Ces 7 astuces vont vous aider à prendre les bonnes décisions.
1. Déterminer l’objectif du séminaire d’entreprise
Pour réussir l’organisation de votre séminaire d’entreprise, commencez par fixer vos objectifs. Pourquoi organisez-vous ce séminaire de travail ? Qu’essayez-vous d’accomplir ?
Les objectifs de vos séminaires peuvent être de natures différentes :
- Renforcer l’esprit d’équipe et la cohésion
- Rendre hommage
- Communiquer autour des valeurs de l’entreprise
- Présenter un nouveau produit
- Resserrer les liens entre les collaborateurs
- Etc.
Vos objectifs sont clarifiés ? Demandez-vous maintenant quel genre de séminaire vous souhaitez organiser. Une réunion de travail, une journée d’étude, un cocktail, un lancement de produit ou un atelier de discussion ne sont pas mis en place de la même manière.
2. Définir l’ambiance de l’événement
Deuxième question à vous poser pour choisir le lieu de votre séminaire d’entreprise : quelle sera l’ambiance de l’événement ? Il existe des salles de location de séminaires de tous les styles !
Mise au vert
Pour une mise au vert et une ambiance champêtre, dénichez un cadre verdoyant et boisé. Une jolie propriété avec des arbres centenaires, un beau lac et beaucoup de verdure.
Séminaire insolite
Pour un séminaire plus insolite, orientez votre choix vers un lieu atypique : la location d’un château, d’une yourte ou d’un chapiteau surprendra vos collaborateurs et leur en mettra plein la vue.
Séminaire moderne
Pour un séminaire un peu plus moderne, louez une salle dans un hôtel de standing ou dans un espace lounge.
3. Faire le point sur le nombre de participants
Combien de personnes participeront à votre événement d’entreprise ? Faut-il une petite salle cosy de 10 personnes ? Ou au contraire, un grand auditorium de 200 personnes ?
Ensuite, lorsque le nombre de convives est identifié, déterminez votre cible. S’agit-il de collaborateurs, de partenaires ou de clients ? Quelles sont leurs attentes par rapport à l’événement ? Votre séminaire est avant tout organisé pour leur plaire. Tenez compte des lieux de séminaires qui leur taperont dans l’œil !
4. Réfléchir aux besoins techniques
Lors du choix du lieu de séminaire, pensez aussi à vos besoins techniques. Les salles de réunion doivent être équipées de vidéoprojecteur, de micros, d’écrans LED, d’une sonorisation de qualité. Peut-être avez-vous besoin de salles climatisées, de micros de tables et d’oreillettes. Veillez à trouver une salle disposant du matériel audiovisuel adapté.
5. Déterminer son budget
Cinquième conseil et non le moindre : le budget. Lorsque vous demandez un devis à une salle de location de séminaire, pensez à tenir compte de la globalité des coûts : la location de l’endroit, bien sûr, mais aussi le prix du :
- Service-traiteur
- Matériel technique
- Animation
- Goodies
- Etc.
6. Et le transport ?
Et le transport vers le lieu de réunion ? Il est également important pour vos collaborateurs. Y a-t-il une gare à proximité ? Des bus ? Vérifiez l’accessibilité du lieu de séminaire. La salle de séminaire se trouve idéalement près d’une autoroute, à proximité des grands axes. Vos collaborateurs pourront-ils facilement se garer dans un parking gratuit ?
7. Aller visiter les lieux avant la tenue du séminaire
Enfin, avant de réserver l’espace de réunion, allez visiter la salle de séminaire ou de conférence. Cette visite vous permettra de sonder les lieux. D’observer le cadre de travail.
L’espace est-il assez raffiné et élégant ? La lumière naturelle est-elle présente ?
Une visite rapide vous permettra de dénicher l’endroit idéal. Celui qui vous permettra d’optimiser la créativité des collaborateurs de votre entreprise et de passer une journée inoubliable.
Envie d’organiser un séminaire en Belgique ?
Et si vous organisiez votre prochain séminaire dans un château ? Situé en Belgique, aux portes du Brabant Wallon, entre Bruxelles et Namur, le Château Bayard vous accueille dans son écrin de verdure pour un séminaire en pleine nature. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information !
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